Secrétaire Général de Mairie - Mairie de Jully sur Sarce H/F - 51

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

MISSION GENERALE DU POSTE :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services,
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures de décisions administratives

I- Activités et tâches relatives au poste :
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, renseignement du public et des appels
- Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier électronique et postal, envoi du courrier électronique et postal, diffusion de l'information en général
- Travaux en bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement, archivage, numérisation, préparation des documents des séances du Conseil Municipal...
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs :
* urbanisme : instruction des permis de construire, déclaration préalable, permis de démolir, certificat d'urbanisme. Renseignements divers auprès des notaires.
* funéraire : autorisation de fermeture de cercueil, autorisation de transport de corps, autorisation d'inhumation, gestion du cimetière.
* état civil : rédaction des actes de naissance, reconnaissance, mariage et décès, transcription d'actes, mention en marge, avis de mention, PACS.
* comptabilité : émission des titres et des mandats, établissement des payes et des déclarations sociales, gestion des amortissements, gestion des emprunts.
* finances : élaboration des CFU et des budgets, gestion des dossiers de subventions, gestion des marchés publics.
* eau et assainissement : établissement des factures (2 rôles par an - 150 abonnés environ), suivi administratif de la station d'épuration et de la station de pompage d'eau potable (déclarations auprès de l'Agence de l'Eau Seine Normandie - déclarations DDT, Police de l'Eau)
* ressources humaines : gestion des dossiers individuels du personnel, dossiers de retraite
* exécution et suivi des procédures et décisions administratives (budgétaires et comptables) suivi des délibérations, conventions, arrêtés
* gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
* assurance : suivi et gestion des contrats d'assurance
* assistance à la mise en ½uvre et suivi des élections

II- Conditions de travail :
- Déplacements : ponctuels pour réunions ou formations
- Astreintes : Mariage, Baptême civil, PACS, Elections

III- Positionnement du poste :
Rattachement hiérarchique - Supérieur direct : Monsieur le Maire