Gestionnaire Administratif Pôle Gestion de la Population - Suippes H/F - 51

Directement rattaché au Directeur Général des services, il/elle assure la réalisation d'une ou plusieurs opérations de gestion administrative dans le domaine d'activité gestion de la population.
Autonomie dans l'organisation du travail et nécessaire polyvalence.

- Assurer le poste d'accueil téléphonique et physique du public
- Garantir l'accueil des usagers et la gestion de leurs demandes
- Gérer le courrier arrivé départ des services communaux
- Gérer les courriels de la messagerie générale
- Renseigner, informer et orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant
- Etablir les dossiers de demandes CNI - passeports (contrôler la validité des dossiers : photo, documents fournis...)
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes
- Remettre et délivrer les documents d'identité
- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction, gérer et optimiser le planning des RDV)
- Délivrer les copies d'actes d'état-civil
- Légaliser les signatures
- Contrôler les documents et alerter en cas de problème
- Gérer l'activité de l'Etat civil : rédaction des actes de naissances, reconnaissance, mariage, décès, tenue des registres (mention marginales, tables annuelles, et décennales)
- Réaliser les dossiers de PACS
- Traiter, délivrer les demandes de livrets de famille
- Participer à l'organisation des cérémonies de mariages, PACS et baptêmes républicains.
- Accompagner les élus dans les réunions de préparations aux cérémonies.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement du service à la population
- Assister le responsable du service gestion de la population dans l'organisation du travail en équipe
- Assurer le suivi administratif des autorisations d'urbanisme et autorisations au titre des ERP, des documents en lien avec l'urbanisme
- gestion des listes électorales et du répertoire électoral unique REU
- préparation des scrutins lors des élections politiques
- coordonnateur communal pour le recensement de la population
- gestion des activités funéraires et assurer le bon fonctionnement du cimetière
- enregistrement des opérations funéraires
- Participer à des réunions d'information avec les usagers et/ou partenaire
- Gestion de l'archivage des dossiers du service