Assistant Administratif H/F - Vinci Facilities Champagne-Ardenne

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.
VINCI Facilities, intégrée à la division VINCI Energies France, a pour mission de gérer tout ou partie des installations techniques de bâtiments tertiaires et des services aux occupants, tout en optimisant les coûts et la qualité. VINCI Facilities prend soin des bâtiments, des occupants et de l'environnement.

VINCI Facilities Champagne-Ardenne (11.5 M€ de CA, 80 collaborateurs) recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) F/H en CDI dans le cadre d'un mi-temps pour accompagner son développement. Vous serez le 1er représentant de l'entreprise auprès du client. Le poste est situé à Châlons-en-Champagne (51).

Sous la responsabilité du Responsable d'affaires, votre mission principale consistera à assurer la gestion complète d'intervention techniques sur un site du ministère des Armées : réception, catégorisation et répartition entre notre entreprise et la régie. Vous serez le garant ou la garante de la planification des interventions des techniciens, du suivi jusqu'à la clôture :

- Réceptionner et enregister les demandes via les outils internes (tickets, mails, plateforme)

- Identifier la nature de la demande et déterminer quel est l'interlocuteur attitré

- Transmettre les demandes aux équipes compétentes selon les règles qui auront été établies

- Programmer les interventions auprès des techniciens postés sur les différents secteurs

- Assurer le suivi des interventions en cours et effectuer les relances si nécessaire

- Vérifier la bonne réalisation des interventions et clôturer les tickets dans l'outil dédié

- Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs d'activité

Vous avez une expérience dans l'administratif, la maintenance ou la coordination technique. Vous avez une capacité à travailler en autonomie sur un poste à temps partiel.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office et plateforme de tickets), vous avez une aisance avec les systèmes d'information et les logiciels de gestion d'interventions et vous avez quelques connaissances techniques basiques en plomberie, électricité et second oeuvre.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et vous avez un excellent sens du relationnel pour communiquer avec différents intervenants (techniciens, prestataires, clients..)

Vous faites preuve de discrétion et vous respectez les procédures internes. Vous avez le sens du service, de la fiabilité et vous êtes réactif(ve).

Condition spécifique : le poste étant sur un site dit « sensible » un contrôle élémentaire de sécurité sera réalisé et la prise de poste sera conditionnée à la validation de ce contrôle.

• Sens du relationnel
• Électricité
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pack Office
• Plomberie
• Système d'information
• Réactivité
• Sens de l’organisation