Assistant·e des Conseiller·e.S Theatre & Arts Associes et Arts Visuels - Pole Creation H/F - Service Public

Au sein du pôle création, dirigé par la directrice régionale adjointe déléguée à la création, l'assistant/e du site de Châlons-en-Champagne a pour mission d'assister la conseillère pour le théâtre & les arts associés et le conseiller pour les arts visuels dans l'exercice de leurs fonctions. Il/elle a en charge le secrétariat et le suivi administratif de l'ensemble des dossiers de ces deux secteurs. En appui aux conseillers, il/elle garantit la fluidité des parcours d'instruction des dossiers et la circulation de l'information entre les différents services.
Il/elle travaille en binôme avec l'assistante du secteur danse et musique du site de Châlons et maintient un dialogue régulier avec les assistants des sites de Metz et Strasbourg de la DRAC Grand Est afin de garantir la cohérence des procédures pour l'ensemble de la DRAC.

1/ Gestion administrative et financière :

- l'assistant/e assure l'instruction administrative des dossiers de demandes de subventions annuelles et pluriannuelles des secteurs du théâtre et des arts visuels, sur les plans juridique (examens des pièces administratives, vérification des critères d'éligibilité), administratif (rédaction des arrêtés, rédaction des conventions financières annuelles et des conventions pluriannuelles d'objectifs, pour les structures et équipes artistiques) et financier (vérification des budgets, engagement financier des dossiers retenus lors des programmations budgétaires en relation avec le secrétariat général).

- il/elle assure l'interface et le suivi des dossiers et reste à ce titre le premier contact des porteurs de projets pour le pôle création du site de Châlons. Il renseigne et oriente les porteurs de projets vers les dispositifs adéquats, assure el suivi administratif des demandes (notifications aux demandeurs via l'interface du ministère Démarches numériques)

- Il/elle enregistre et classe chaque dossier, gère la saisie et fiabilisation des données pour chaque dossier sur la plateforme de démarches numériques

- il/elle participe aux réunions de travail du pôle et suit de la consommation budgétaire des crédits en fonctionnement et en investissement en lien avec la coordinatrice du BOP 131, à Strasbourg, et en tant que de besoin en cohérence avec les autres BOP;

- il/elle est responsable de la mise à jour des fiches structures dans les secteurs du théâtre et des arts visuels

2/ Appui aux usagers:

- Interface avec les structures et les artistes dans la constitution et le suivi des dossiers de demande de subvention;

- Gestion des relations téléphoniques courantes avec les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers et courriels

- Relai d'information sur les dispositifs de soutien de l'État et plus particulièrement du ministère de la Culture

3/ Travail spécifique avec les conseillers à la création:

- Organisation régulière des commissions régionales consultatives des ADSV (aides déconcentrées du spectacle vivant) et des AIC/AIA (aides individuelles à la création et Aides à l'installation d'ateliers), dans le cadre des dispositifs d'aide à la création (interface avec les lieux accueillant les réunions, convocations experts et compagnies, rédaction des documents de demande d'aide à la création, établissement des procès-verbaux en lien avec les conseillers) et le cas échéant rédaction des arrêtés dans le cadre du renouvellement des membres des commissions;

- Travail en équipe pour les dossiers/sujets transversaux;

- Suivi des ordres de missions et des états de frais pour les conseillers, et appui spécifique en tant que de besoin

- Secrétariat courant dans la gestion de l'agenda des conseillers

Les compétences techniques,

Capacité à utiliser les outils bureautiques: Libre Office, Outlook
Technique de rédaction administrative
Maîtrise des principes de gestion et d'analyse budgétaire
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des plateformes numériques.
Connaissance acquise ou à acquérir des réglementations propres aux secteurs de la création (spectacle vivant et arts visuels)
Connaissance du secteur culturel

Savoir-faire,

Connaissance du fonctionnement de l'administration centrale et de la DRAC dans les procédures de gestion du secteur
Capacité à travailler en étroite collaboration avec les conseillers/conseillères et les collègues des autres sites
Autonomie
Sens de l'initiative et de l'organisation
Respect des délais et procédures
Capacité à anticiper les besoins

Savoir être,

Excellent relationnel et sens de l'accueil
Méthode et sens de l'organisation
Rigueur et attention aux détails
Réactivité, esprit de synthèse, discrétion
Sens du service public
Forte capacité d'adaptation

Profil du candidat recherché (le cas échéant): gestion administration des entreprises culturelles / gestion administration du secteur public

Une expérience dans le secteur de la culture serait appréciée

• Outlook
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Respect des délais
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Rédaction administrative
• Gestion administrative