Secrétaire H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

DESCRIPTIF DES SERVICES

Le service 51ZIS regroupe les UF suivantes :

- UF de l'Hôpital de Jour Ophélie
- UF de la Réhabilitation Psychosociale - actuellement FERMEE
- UF des Appartements thérapeutiques
- UF de l'ESPID
- UF de l'Ergothérapie Réinsertion
- UF de la Cafétéria

La secrétaire médicale intervient sur l'Hôpital de Jour Ophélie et les Appartements thérapeutiques.

IDENTIFICATION DU POSTE

- Grade : assistant médico-administratif, agent ou adjoint administratif

- Fonction : secrétaire médicale

- Lieu d'exercice : Centre Ophélie 6 rue des Meules Châlons-en-Champagne

- Liaisons hiérarchiques : Directeur des Ressources Humaines, Chef de Pôle, Coordinatrice des secrétariats.

- Liaisons fonctionnelles : Chef de Service, Médecins, Cadre Paramédical de Pôle, Cadres de Santé, infirmier(ères), assistant(e) de service social, psychologue(s), éducateur(s), bureau des entrées, intervenants médico-sociaux.

MISSIONS DU POSTE

La secrétaire médicale

- Assure le lien entre les patients, leur entourage, l'équipe soignante et l'équipe médicale.
- Assure le fonctionnement du secrétariat, gère les dossiers des patients, accueille ces derniers et les personnes qui les accompagnent.
- Contribue par une gestion rigoureuse des informations à la qualité de la prise en charge médicale et sociale des patients.
- Assure une liaison entre l'unité de soins et l'ensemble des services de l'EPSMM ainsi qu'avec les correspondants.

ACTIVITES PRINCIPALES

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles...
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage).
- Saisie et mise en forme des documents, des rapports, des courriers, des comptes-rendus médicaux et des comptes-rendus de réunion.
- Planification des rendez-vous des patients.

- Tenue à jour du dossier patient : vérification sur le logiciel Cortexte des mouvements des patients.
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Suivi de l'échéancier des certificats relatifs aux mesures de soins psychiatriques sans consentement.
- Gestion des plannings médicaux.
- Préparation et participation aux réunions de service.
- Travail de secrétariat pour le Cadre Paramédical de Pôle et le Cadre de Santé.
- Encadrement des stagiaires en secrétariat médical.
- Supervision des statistiques.

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE

- Travail en binôme afin d'assurer la continuité des services
- Possibilité d'assurer le remplacement d'un autre secrétariat sur place ou à distance en cas d'absence pour congés ou maladie.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Qualification requise

- Baccalauréat requis
- Formation de secrétariat médico-social souhaitée

Expérience requise

- Souhaitée

Compétences requises

- Respect de la confidentialité et discrétion
- Esprit méthodique et sens de l'organisation
- Dynamisme et esprit d'initiative
- Aptitude au travail polyvalent et en équipe
- Maîtrise de l'outil informatique et des nouvelles technologies
- Connaissance des droits des patients
- Maîtrise de la terminologie médicale

Qualités relationnelles

- Aptitudes à la communication orale directe et téléphonique
- Facultés relationnelles, tact et diplomatie

• Statistiques
• Sens du relationnel
• Dynamisme
• Terminologie médicale
• Cortexte
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation